Heloisa Bellotto, uma renomada estudiosa na área de Arquivologia, propõe uma simplificação do conceito de ciclo de vida dos documentos ao considerar basicamente duas categorias de arquivos: ativo e inativo. Essa divisão pode ser compreendida ao explorarmos a noção tradicional do ciclo vital dos documentos, amplamente discutido na literatura arquivística, que envolve três idades: corrente, intermediária e permanente. Bellotto opta por uma abordagem mais sintética.


A categoria ativo refere-se aos documentos que estão em uso frequente e são necessários para o desempenho das atividades correntes de uma organização. Estes documentos são mantidos em ambientes de fácil acesso devido à sua frequência de uso. Já os documentos inativos são aqueles que perderam a frequência de uso corrente mas devem ser preservados temporariamente por razões legais, fiscais ou administrativas, ou até mesmo tornar-se documentos permanentes devido ao seu valor histórico ou informativo.
 
Vamos analisar as alternativas fornecidas pela questão para entender a relação com os conceitos apresentados por Heloisa Bellotto e a teoria geral do ciclo vital dos documentos:

<ul>
<li>A) correntes e permanentes: Esta alternativa aborda a classificação tradicional que inclui uma terceira categoria, a intermediária, não se limitando apenas a duas fases como propõe Bellotto.</li>
<li>B) central e setorial: Refere-se mais à organização estrutural de um sistema de arquivos em uma instituição, e não diretamente às fases de vida do documento.</li>
<li>C) públicos e privados: Esta alternativa trata dos tipos de arquivos baseados na natureza jurídica da entidade mantenedora, e não das fases de seu ciclo de vida.</li>
<li>D) ativo e inativo: Diretamente alinhada com a visão de Bellotto, caracteriza os documentos pela sua atividade e necessidade de uso.</li>
<li>E) especial e especializado: Termos que podem estar mais associados ao tipo de conteúdo ou especificidade do tratamento documental, mas que não se aplicam ao ciclo de vida dos documentos proposto por Bellotto.</li>
</ul>
 

Utilizando a Teoria das Três Idades, é possível fazer uma análise estratificada dos documentos desde o seu uso corrente até a conservação permanente em um arquivo. Heloisa Bellotto, ao colocar os documentos como ativos ou inativos, simplifica este entendimento, focando principalmente no aspecto prático da utilização dos documentos. Essa abordagem ajuda especialmente na gestão eficaz dos arquivos, considerando que a categorização ativo e inativo pode diretamente influenciar políticas de acesso e conservação.

Na prática, a identificação clara se um documento é ativo ou inativo facilita não apenas a sua recuperação e uso, mas também a implementação de políticas de segurança, privacidade e preservação a longo prazo, alinhando-se com normas e legislações específicas como a Lei nº 8.159/1991, que regula a política nacional de arquivos públicos e privados no Brasil.

Gabarito: Letra D

Para responder a esta questão, é fundamental entender bem o conceito do Ciclo Vital dos Documentos, que também é conhecido como Teoria das Três Idades dentro da Arquivologia. Esta teoria propõe que os documentos arquivísticos atravessam três fases durante o seu ciclo de vida: a fase corrente, a intermediária e a permanente. A classificação dos documentos, quanto ao seu valor, pode ser em valor primário (administrativo, legal, ou fiscal) e valor secundário (informativo ou histórico). Os documentos de valor temporário são aqueles que, após determinado tempo e a realização de suas funções primárias, não possuem mais utilidade para a entidade criadora ou destinatária, devendo ser descartados conforme a tabela de temporalidade.

Vamos, então, analisar as alternativas para identificar quais documentos são de valor temporário:

Alternativa A: cartão de ponto e contrato de obra. 
O cartão de ponto é um documento de valor temporário, utilizado para controle de entrada e saída de funcionários, e geralmente mantido apenas durante o período necessário para fins de controle administrativo e fiscal. O contrato de obra, entretanto, pode ter um valor duradouro, dependendo da natureza jurídica e do valor histórico da obra em questão.

Alternativa B: cartão de ponto e contra-cheque.
Tanto cartões de ponto quanto contra-cheques são exemplos perfeitos de documentos com valor temporário. Eles são importantes para fins administrativos e fiscais num determinado período, após o qual perdem valor e podem ser descartados após cumprir os prazos estabelecidos pela legislação ou pela política de temporalidade da instituição.

Alternativa C: contra-cheque e escritura de imóvel.
Aqui, temos um exemplo de um documento temporário (contra-cheque) e um de valor permanente. A escritura de imóvel é um documento com valor legal duradouro, servindo como prova de propriedade e necessária durante a existência do imóvel.

Alternativa D: folha de pagamento e contrato social.
A folha de pagamento, semelhante ao cartão de ponto e ao contra-cheque, é um documento temporário usado para fins administrativos e de compliance, mas o contrato social é um documento fundamental para a existência legal de uma empresa, portanto, de valor permanente.

Alternativa E: contrato de obra e folha de pagamento.
Como mencionado anteriormente, o contrato de obra pode ter um valor mais prolongado, dependendo de seu conteúdo específico, enquanto a folha de pagamento é temporária.

Conclui-se que a Alternativa B, "cartão de ponto e contra-cheque", corretamente identifica dois tipos de documentos de valor temporário dentro do contexto de gestão documental, ambos ocupando um lugar na fase intermediária do ciclo vital dos documentos, e podem eventualmente ser eliminados conforme as diretrizes da tabela de temporalidade.

Gabarito: Letra B

 pela comissão de avaliação de documentos.

 pela autoridade máxima da instituição.

A questão abordada pela FUNRIO trata do estabelecimento de prazos de guarda dos documentos, aspecto fundamental dentro do ciclo vital e da teoria das três idades dos documentos. Este ciclo divide os documentos em fases que correspondem à sua utilidade e frequência de uso: corrente, intermediária e permanente. 

O estabelecimento dos prazos de guarda é essencial na gestão documental, uma vez que determina o período em que os documentos devem permanecer em cada fase do ciclo vital. Esses prazos são estabelecidos com base nos valores primários (utilidade administrativa, legal ou fiscal) e secundários (valor histórico, probatório ou informativo) que os documentos apresentam. 

A alternativa correta, letra C, menciona que os prazos de guarda são determinados pela comissão de avaliação de documentos. Este é um ponto crucial, pois destaca o papel dessa comissão no processo de avaliação documental. As comissões de avaliação de documentos são geralmente compostas por profissionais de várias áreas, incluindo arquivistas, que possuem o conhecimento técnico necessário para avaliar a importância dos documentos e estabelecer adequadamente os seus prazos de guarda. 

De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), no seu Artigo 8º, inciso IV, é atribuição do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) “fixar diretrizes para a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos de arquivo para as administrações públicas e privadas”. Embora tal normativa delegue ao CONARQ a capacidade de fixar diretrizes, na prática, a aplicação e a definição específica dos prazos de guarda dos documentos em cada órgão ou entidade são realizadas pelas comissões de avaliação internas. 

Analisando as demais alternativas, vemos que:
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
<li>A) Apesar de o Arquivo Nacional desempenhar um papel fundamental na gestão documental nacional, não é seu papel determinar prazos de guarda específicos para documentos de todas as instituições.</li>
<li>B) A Presidência da República também não tem como função específica estabelecer tais prazos, a não ser em contextos muito específicos relacionados diretamente aos seus documentos.</li>
<li>D) A autoridade máxima da instituição pode endossar as decisões tomadas pela comissão de avaliação, mas não é sua responsabilidade direta determinar os prazos de guarda.</li>
<li>E) O chefe do arquivo tem um papel fundamental na gestão dos documentos, mas a determinação dos prazos de guarda deve ser uma decisão colegiada feita pela comissão de avaliação.</li>
</ul>

Assim, a alternativa C é a mais acertada pois reflete o funcionamento adequado do processo de avaliação e estabelecimento de prazos dentro da gestão documental conforme preconizado pelas normas arquivísticas e legislação vigente. 

Gabarito: Letra C

 devolução ao erário e a compra de ações 

 divulgação de listas telefônicas internas e a inspeção patrimonial 

 instalação de equipamentos de combate a incêndio e o abastecimento de veículos 

 operacionalização de reuniões e o inventário de bens imóveis 

 programação orçamentária e os inventários de veículos

Arquivos intermediários/ semiativos/ pré-arquivos/ limbo/ purgatório (2ª idade): “é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda destinação final” (CONARQ, 2019). Quando um documento diminui o seu valor primário, mas ainda deve ser guardado, o documento é TRANSFERIDO ao arquivo intermediário. O arquivo intermediário é um conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação. Pela redução da frequência de uso, eles são transferidos, mas ainda podem ser solicitados. Em outras palavras, arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, é uma guarda temporária. Apenas a alternativa "C" traz um documento de guarda temporária, os outros são documentos de guarda permanente. Resposta: C

 Princípio do respeito à ordem original

Essa é uma das principais teorias da arquivologia: Teoria das 3 idades é a “teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 160). Resposta: D.

Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades