A questão proposta pelo Instituto Quadrix aborda um conceito crucial em Arquivologia: a noção de valor administrativo dos documentos e sua natureza temporária. Este conceito é essencial para entender o ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades (corrente, intermediária e permanente), que informam as práticas de gestão documental nas instituições.

O enunciado afirma que o valor administrativo de um documento é temporário, perdendo sua relevância para a instituição assim que as finalidades esperadas são cumpridas. De acordo com a teoria do ciclo vital dos documentos, essa afirmação é correta. Os documentos passam por diferentes fases: inicialmente, são frequentemente úteis para as operações diárias ou para cumprimento de obrigações legais (fase corrente); posteriormente, podem ainda ser necessários para as atividades, mas com uso menos frequente (fase intermediária); e, finalmente, podem ser preservados permanentemente pelo seu valor histórico ou cultural (fase permanente) ou serem eliminados caso não apresentem mais utilidade.

De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), os documentos públicos são todos aqueles produzidos e recebidos por órgãos da administração pública, em decorrência de suas funções administrativas. O valor temporário do documento está diretamente relacionado ao seu valor primário, que implica em utilidade administrativa, legal ou fiscal diretamente ligada às atividades correntes da instituição. 

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"Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos."
</blockquote>

Após atender às necessidades imediatas para as quais foram criados, os documentos com valor administrativo podem perder tal valor se não forem mais necessários para ações correntes ou intermediárias, ou se não tiverem requisitos para serem mantidos como documentos permanentes.

Portanto, a gestão apropriada de um arquivo requer a avaliação constante do ciclo de vida dos documentos, assegurando que eles sejam retidos ou eliminados de acordo com seu valor e de forma alinhada com a legislação. Neste sentido, o enunciado da questão apresenta um entendimento correto sobre o valor administrativo dos documentos conforme fundamentado pela legislação e práticas de arquivamento.

Gabarito: Letra C

O valor administrativo do documento é um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possa esperar dele para o funcionamento da instituição.  


Com relação às noções de arquivologia, julgue o item a seguir.


A questão proposta pelo INSTITUTO QUADRIX aborda o conceito de ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades, que são fundamentais no estudo da Arquivologia. O enunciado específico trata dos documentos de segunda idade, também conhecidos como arquivos intermediários. Vamos analisar a assertiva para entender por que ela é considerada errada.

 

Os documentos de segunda idade ou fase intermediária são aqueles que perderam sua frequência de uso no cotidiano das atividades correntes, mas que ainda possuem valor administrativo, legal ou fiscal, não tendo cumprido ainda os prazos estabelecidos para sua conservação com base na tabela de temporalidade. Essa fase é um estágio entre o arquivo corrente e o arquivo permanente.

 

A afirmativa na questão diz que esses documentos "ainda possuem uso administrativo e são abertos ao público em geral". O erro está na segunda parte da afirmação: serem "abertos ao público em geral". Por definição, os documentos intermediários não são abertos ao público, pois ainda possuem restrições de acesso devido ao seu valor primário. O acesso a esses documentos geralmente está restrito aos indivíduos que têm um interesse legal ou administrativo direto, como especificado pela política interna da instituição ou por regulações específicas.

 

O conceito de valor primário refere-se ao valor administrativo, legal, ou fiscal que o documento possui para a organização que o criou ou para uma organização relacionada, enquanto estiver em vigência sua utilidade para fins de cumprimento de obrigações ou de direitos. Por isso, na fase intermediária, documentos não são geralmente acessíveis ao público geral, diferentemente dos documentos de terceira idade ou permanentes, que são preservados pelo seu valor secundário, que engloba aspectos históricos, culturais, de pesquisa, etc., e são abertos à pesquisa pública de acordo com a legislação aplicável e políticas institucionais.

 

Com base na Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), especificamente no Artigo 3, que define os arquivos como conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, mantidos por essas instituições e utilizados para a consecução de suas atividades, fica claro que a gestão desses arquivos deve ser feita de maneira a respeitar as varias fases do ciclo de vida documental, incluindo as restrições de acesso da fase intermediária.

 

A análise correta desta questão é vital para profissionais que se preparam para trabalhar na área de gestão de documentos, seja em arquivos correntes, intermediários ou permanentes, pois compreender as características e as regulamentações que envolvem cada uma dessas fases é essencial para o exercício competente de suas funções.

 

Gabarito: Letra E

Os documentos classificados como de segunda idade ainda possuem uso administrativo e são abertos ao público em geral. 

Os documentos de segunda idade/intermediários NÃO são abertos ao público em geral. Na verdade o acesso desses documentos é permitido só a pessoas autorizadas. Os arquivos permanentes que são abertos ao público em geral. Resposta: Errado.

Os documentos classificados como de segunda idade ainda possuem uso administrativo e são abertos ao público em geral.


Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.


Exatamente!! A gestão dos documentos se baseia na teoria das 3 idades (ciclo vital). Resposta: Certo.

A teoria das três idades ou o ciclo vital dos documentos fundamentam e dirigem as várias ações do programa de gestão de documentos.


Acerca da gestão de documentos e sua implementação, julgue o item que se segue.


Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades