Na Arquivologia, a teoria das três idades classifica os documentos arquivísticos em fases distintas, que são determinadas pelo uso e pelo valor informacional que os documentos representam ao longo do tempo. Estas fases são conhecidas como: fase corrente, fase intermediária e fase permanente, sendo que cada uma dessas fases corresponde a diferentes tipos de tratamento e gestão dos documentos.



A questão em análise refere-se especificamente aos arquivos de primeira idade, ou arquivos correntes. Esses arquivos armazenam documentos que ainda estão em curso ou que, embora já concluídos, são frequentemente consultados devido ao seu valor primário. O valor primário é entendido como o valor utilitário direto do documento para a realização das atividades ou funções de uma instituição.



Os documentos mantidos nos arquivos correntes são, portanto, de uso contínuo e regular, e é essencial que estejam prontamente acessíveis devido à necessidade operacional. Este tratamento visa facilitar a eficiência administrativa e operacional. Assim, a afirmativa que os arquivos de primeira idade guardam documentos frequentemente consultados, por seu valor funcional e possuírem valor primário, está correta.



O texto baseia-se nos princípios fundamentais da gestão documental, que apontam a necessidade de organização e acesso facilitado a documentos frequentemente usados, evitando atrasos e perda de tempo na busca de informações essenciais para o dia a dia da instituição. Normativas, tais como a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, corroboram a importância da correta gestão e destinação dos arquivos, incluindo aqueles de primeira idade.


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Lei nº 8.159/1991, Art. 3º: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>


Ao analisar a gestão de documentos dentro do contexto das três idades, torna-se evidente a necessidade de uma sistemática que permita transitá-los conforme reduzem sua frequência de uso, passando do arquivo corrente para o intermediário e, eventualmente, para o permanente, garantindo assim tratamento adequado durante todo o ciclo de vida dos documentos.



Com isso, o item apresentado pela banca está correto ao descrever a natureza e utilização dos arquivos correntes dentro da gestão documental e arquivística. É fundamental que todos os profissionais envolvidos na gestão de documentos compreendam esses conceitos para garantir a eficácia e eficiência na administração arquivística.


Gabarito: Letra C

Os arquivos de primeira idade guardam os documentos que são consultados com frequência, devido a seu uso funcional, possuindo valor primário.


Acerca de tipos de arquivo, acessórios do arquivo, fases, técnicas, sistemas e métodos de arquivamento, julgue o item a seguir.


A questão proposta pelo Instituto Quadrix aborda um conceito fundamental em Arquivologia, relacionado ao ciclo vital dos documentos e sua classificação em arquivos correntes e permanentes. A teoria das três idades, que se refere às fases de arquivo corrente, intermediário e permanente, é essencial para compreender a gestão e a preservação adequada dos documentos ao longo do tempo.

Primeiramente, entendemos que os arquivos correntes são aqueles em uso frequente pela organização, necessários para o desempenho de suas atividades rotineiras. Após essa fase, os documentos menos acessados são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem até que se defina seu destino final, podendo ser descartados ou recolhidos para o arquivo permanente, dependendo de seu valor histórico, legal ou informativo.

Os documentos que integram o arquivo permanente são aqueles que, pelo seu valor secundário (histórico, probatório ou informativo), são preservados indefinidamente. A questão central da afirmativa proposta na questão está em saber se um arquivo, uma vez classificado como permanente, pode voltar a ser corrente.

Na prática arquivística convencional, uma vez que um documento é transferido para o arquivo permanente, ele raramente retorna à condição de arquivo corrente. Isto ocorre porque o arquivo permanente guarda documentos que têm um valor duradouro, ultrapassando interesses administrativos ou legais imediatos da instituição.

No entanto, existem situações excepcionais, como destacado por PAES (2004), onde documentos históricos podem, circunstancialmente, voltar a ser solicitados para fins administrativos ou legais, embora esse não seja o procedimento padrão.

Análise das Alternativas:
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
 <li>Certo: Esta alternativa é considerada correta dentro de uma compreensão convencional de gestão de arquivos. Normalmente, documentos de arquivo permanente não retornam ao estado corrente em uma operação regular.</li>
 <li>Errado: Esta seria a escolha incorreta, dado que, excepcionalmente, documentos do arquivo permanente podem ser requeridos novamente no arquivo corrente sob circunstâncias específicas, mas como regra geral, isso não ocorre.</li>
</ul>

Portanto, a alternativa correta seria 'Certo' se considerarmos o entendimento geral e convencional das práticas arquivísticas. Porém, é fundamental reconhecer que existem exceções que permitem a 'reclassificação' de documentos para atender a necessidades específicas.

Gabarito: Letra C

Um arquivo, quando transformado em permanente, não pode voltar a ser corrente.


Analisemos detalhadamente cada um dos itens apresentados na questão com base nos conceitos referentes ao ciclo vital dos documentos e à teoria das três idades na Arquivologia.
 
I - No arquivo de primeira idade, estão os documentos que se encontram em desuso ou que perderam o valor administrativo.
 
Este item é incorreto. De acordo com a teoria das três idades, o arquivo de primeira idade, também conhecido como arquivo corrente, abriga documentos que estão em uso frequente e possuem um valor administrativo ativo. São aqueles documentos utilizados no dia a dia das entidades, essenciais para a condução dos trabalhos regulares e demandas imediatas.
 
II - No arquivo corrente, estão os documentos cuja guarda é definitiva em função de seu valor.
 
Este item também é incorreto. No arquivo corrente, não se definem documentos com guarda definitiva, pois esta é uma característica do arquivo permanente, também conhecido como arquivo de terceira idade. No arquivo permanente, os documentos são preservados pela sua relevância histórica, informativa ou por decisão legal, que transcende o interesse meramente administrativo ou temporal.
 
III - O arquivo intermediário guarda os documentos que não têm como remetente ou destinatário a entidade que os guarda.
 
Este item é igualmente incorreto. Arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que já não são frequentemente usados mas que ainda não podem ser eliminados ou transferidos para o arquivo permanente. A questão de ter ou não como remetente ou destinatário a entidade que guarda os documentos não é um critério utilizado para determinar se um documento deve estar no arquivo intermediário.
 
O conceito de arquivo intermediário relaciona-se à fase em que os documentos, embora não sejam mais requentemente consultados, ainda necessitam ser preservados devido a razões legais, auditorias, garantias ou outros motivos que justifiquem a sua retenção por um período estipulado.
 
Concluímos, portanto, que todos os itens propostos pela questão estão incorretos. A compreensão correta das definições e funções dos arquivos de primeira, segunda e terceira idades é fundamental para o adequado gerenciamento documental, conforme estabelecem práticas recomendadas em Arquivologia.
 

Gabarito: Letra A

Enunciado da Questão:
O arquivo de primeira idade guarda documentos consultados com frequência, devido a seu uso funcional e administrativo.
 
No âmbito da Arquivologia, a teoria das três idades é fundamental para o entendimento da organização e gestão de documentos em uma instituição. Esta teoria divide o ciclo de vida dos documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente, também conhecidas respectivamente como primeira, segunda e terceira idades.
O arquivo Corrente, ou de primeira idade, refere-se ao estágio onde os documentos são frequentemente acessados e têm alto valor administrativo para a organização. A característica primordial dos documentos de arquivo corrente é seu valor primário, que está ligado diretamente às atividades correntes da organização e sua necessidade imediata por razões legais ou administrativas.
Considerando o enunciado da questão, ele está correto ao afirmar que o arquivo de primeira idade guarda documentos consultados com frequência devido a seu uso funcional e administrativo. Estes documentos ainda são ativos, ou seja, estão em uso regular e são essenciais para as operações cotidianas da instituição.
Conforme a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), os documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem de consultas frequentes. Esses documentos precisam estar acessíveis e geralmente são mantidos próximos aos locais onde são mais frequentemente requisitados.
A razão para a manutenção desses documentos no arquivo corrente é a otimização do trabalho administrativo e a garantia de que sejam facilmente acessíveis quando necessários. Posteriormente, com a diminuição da frequência de uso, podem ser transferidos para o arquivo intermediário, onde são conservados até que se decida pela sua destinação final, seja a eliminação ou a guarda permanente.
Cabe ressaltar a importância da correta gestão dessas fases documentais para garantir que os documentos sejam preservados enquanto necessários e disponibilizados de forma eficiente e segura, respeitando os princípios de uma boa governança documental e conformidade com os regulamentos legais pertinentes.
Portanto, a afirmação do enunciado está correta, alinhando-se com os conceitos fundamentais de gestão de documentos e as práticas recomendadas em Arquivologia, assim como com a legislação vigente e aplicável à gestão de arquivos.

Gabarito: Letra C

O  arquivo  de  primeira  idade  guarda  documentos  consultados com frequência, devido a seu uso funcional  e administrativo.  


Quanto  ao  serviço  de  protocolo  e  arquivo,  julgue  o item a seguir.


A questão apresentada diz respeito aos tipos de transferência de documentos entre arquivos. Especificamente, a transferência realizada sem planejamento e em intervalos irregulares, devido ao acúmulo de papéis no arquivo ativo, se refere à prática que acontece quando não há uma gestão técnica e sistemática dos documentos, resultando em uma condição de sobrecarga. 

Dentre as alternativas, é importante analisar cada uma para entender qual delas se alinhará melhor à descrição dada. A gestão documental deve considerar categorias de documentos e a sua movimentação, que normalmente passa por uma avaliação que envolve a transferência, eliminação ou guarda permanente. 

<ul>
<li>A) Transferência periódica: Esta alternativa está incorreta, pois a transferência periódica implica uma transferência programada e regular de documentos com base em critérios predefinidos e planejados, minimizando a eventual sobrecarga de documentos. </li>
</ul>

O Código de Classificação de Documentos sugere que uma boa gestão documental deve prever a periodicidade adequada das transferências, o que contraria a noção de "irregulares". Portanto, mesmo que em organização, essa alternativa não corresponde ao que foi descrito. 

<ul>
<li>B) Transferência permanente: Está correta, mas não por se referir à situação descrita na questão. A transferência permanente se refere ao ato de transferir documentos que têm valor histórico e que devem ser mantidos para sempre, ou de forma definiva aos arquivos permanentes. Isso não se relaciona diretamente com a situação de desorganização mencionada.</li>
</ul>

É essencial conhecer a diferença entre documentos permanentes e os que são transferidos por outras razões, pois isso influencia na forma como os arquivos são geridos e seus respectivos valores preservacionais. 

<ul>
<li>C) Transferência diária: Esta alternativa é incorreta, uma vez que a transferência diária indicaria que a movimentação de documentos ocorre constantemente, o que não se aplica ao contexto de sobrecarga percebido. A gestão documental deve comportar-se de forma que os arquivos não se acumulem um volume excessivo de documentos sem um manejo adequado.</li>
</ul>

Documentos não devem ser transferidos diariamente sem um planejamento adequado, pois isso tornaria a gestão caótica e sem controle, indo de encontro ao que estabelece o modelo de gestão que visa uma organização e preservação documental eficiente. 

<ul>
<li>D) Transferência corrente: Está igualmente errada pois a transferência corrente refere-se à movimentação de documentos que ainda estão ativos na rotina da organização, ou seja, são utilizados frequentemente e, portanto, não correspondem à ideia de acúmulo.</li>
</ul>

Segundo a Lei nº 8.159/1991, os arquivos públicos são categorizados como correntes, intermediários e permanentes, sendo que a situação descrita refere-se ao gerenciamento deficiente dos documentos correntes que deveriam ser mantidos em um fluxo apropriado. 

Diante das explicações das alternativas, é fundamental elucidar o que realmente acontece quando não há um controle adequado sobre a movimentação dos documentos, levando à necessidade urgente de transferência e que acaba por burocratizar o processo que deveria ser otimizado. 

Portanto, com base na análise apresentada, a alternativa selecionada como correta (B) Transferência permanente não corresponde ao tipo de transferência que deveria ser a resposta para este caso específico. A alternativa não reflete a verdadeira situação de acúmulo e desorganização que ocorre em um cenário de transferência desordenada. 

Gabarito: Letra B

Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades