O enunciado faz referência à teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos, que é uma das bases conceituais fundamentais na Arquivologia moderna para a gestão e o arquivamento de documentos em diferentes estágios do ciclo de vida de um documento. Esta teoria divide os documentos em três fases distintas: corrente, intermediária e permanente. 

Primeiramente, entendamos cada uma dessas fases:
<ul>
<li>Documentos correntes: são aqueles em curso ou que, mesmo arquivados, continuam a ser frequentemente consultados.</li>
<li>Documentos intermediários: referem-se àqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores devido à cessação de trâmites, conservam possibilidades de uso para fins de comprovação e informação.</li>
<li>Documentos permanentes: são aqueles que, tendo passado pelas fases anteriores, são preservados em função do seu valor informativo, probatório ou como evidência histórica, legal ou administrativa, independentemente da frequência de uso.</li>
</ul> 

A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que regula a política nacional de arquivos públicos e privados, não detalha especificamente a teoria das três idades, mas define como cabe às instituições a organização e manutenção dos documentos produzidos e recebidos por elas no exercício de suas atividades. O ciclo vital dos documentos é uma metodologia aplicada para auxiliar no cumprimento dessas exigências legais e na organização eficiente dos arquivos. 

Segundo o enunciado da questão:
"Segundo a teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos, os arquivos são classificados em permanentes, intermediários ou correntes." 

Esta afirmação está correta, pois reflete precisamente como a teoria das três idades classifica os documentos ao longo de seu ciclo de vida, baseando-se na frequência de uso, na necessidade de conservação e no valor dos documentos. Além disso, esta classificação serve como guia prático para a tomada de decisões relativas à gestão documental nas organizações, influenciando desde as práticas de arquivo até a política de acesso e conservação desses documentos. 

A utilização dessa teoria permite uma melhor organização e preservação dos documentos arquivísticos, facilitando a recuperação da informação e a garantia da integridade documental, essenciais tanto para a administração pública quanto para a iniciativa privada. 

Portanto, a questão foi bem formulada e reflete adequadamente um dos conceitos arquivísticos fundamentais. 

Gabarito: Letra C

Segundo a teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos, os arquivos são classificados em permanentes, intermediários ou correntes.


Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue o item a seguir.


A questão aborda o conceito do ciclo vital dos documentos e as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. O enunciado se refere ao arquivo de terceira idade, que supostamente guardaria documentos frequentemente consultados devido ao uso funcional e administrativo. Esta afirmação é incorreta, motivo pelo qual a alternativa correta é "E" (Errado).

Primeiramente, é fundamental entender a distinção entre as três idades dos documentos em um arquivo, conforme definido na arquivologia:

<ul>
 <li style="margin-bottom: 1em;">Arquivo Corrente (primeira idade): Compõe-se de documentos frequentemente utilizados e necessários para as atividades diárias da organização, ficando próximos aos setores de trabalho.</li>
 <li style="margin-bottom: 1em;">Arquivo Intermediário (segunda idade): Abrange os documentos que, embora não estejam em frequente utilização, ainda são ocasionalmente necessários para referência ou fins legais, sendo armazenados com custos reduzidos em relação ao arquivo corrente.</li>
 <li style="margin-bottom: 1em;">Arquivo Permanente (terceira idade): Contém documentos que já perderam seu valor administrativo ou utilitário para a organização, mas são preservados pelo seu valor histórico ou informativo, tendo uso principalmente por pesquisadores.</li>
</ul>

Com base nesses conceitos, percebe-se que o enunciado da questão apresenta uma confusão entre as características dos arquivos corrente e permanente. Documentos acessados com frequência devido a seu uso funcional e administrativo são típicos do arquivo corrente, e não do permanente. A terceira idade, ou arquivo permanente, é destinada a documentos que perderam a necessidade de consulta regular dentro do contexto organizacional, mas adquiriram valor para pesquisa e compreensão histórica.

Essa diferenciação é essencial para a prática da gestão de documentos e a promoção de uma arquivística eficaz. Erros de classificação podem levar a dificuldades de acesso e gestão inadequada de recursos da informação. Compreender corretamente onde cada documento deve ser alocado assegura não apenas a preservação da informação, mas também a otimização de espaço e recursos, aspectos fundamentais para a administração pública e privada.

Portanto, a resposta correta é que a afirmação da questão é errada, visto que os arquivos de terceira idade não são designados para armazenar documentos frequentemente consultados, mas sim aqueles de valor histórico permanente.

Gabarito: Letra E

O arquivo que guarda documentos consultados com frequência, devido a seu uso funcional e administrativo, é o de terceira idade.


No que diz respeito ao serviço de protocolo e arquivo, julgue o item a seguir.


A questão proposta pelo INSTITUTO QUADRIX aborda um conceito fundamental na teoria das três idades documentais: a ideia de que um documento não pode retornar ao arquivo corrente uma vez que tenha sido transferido para o arquivo permanente. A resposta correta é que esta afirmação é errada, demonstrando a flexibilidade que pode existir na prática arquivística em circunstâncias específicas.

Na arquivologia, o ciclo vital dos documentos é descrito através da teoria das três idades, que categoriza os documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente. Esta categorização serve para a gestão eficiente dos documentos, facilitando seu uso e conservação. É importante notar que o movimento usual dos documentos segue da fase corrente para a intermediária e eventualmente para a permanente.

A fase corrente refere-se a documentos frequentemente utilizados e considerados ativos. Na fase intermediária, os documentos possuem uma demanda de acesso menos frequente e aguardam a destinação final. A fase permanente é destinada a documentos com valor histórico, probatório ou informativo que são preservados indefinidamente.

Contudo, a afirmativa de que documentos não podem voltar ao arquivo corrente uma vez que alcançam a fase permanente é um equívoco. Segundo a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), especificamente em seus processos de gestão documental, não existe uma proibição legal para que documentos arquivados como permanentes sejam revistos e, se necessário, reclassificados ou utilizados na fase corrente novamente. Este processo, embora incomum, pode ser Justificado por necessidades administrativas, legais ou de pesquisa, que exigem o acesso e uso renovado do documento.

<blockquote>
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>

Portanto, a possibilidade de um documento retornar ao arquivo corrente depois de ter sido classificado como permanente não é usual, mas é concebível sob circunstâncias apropriadas, refletindo a flexibilidade e dinamicidade da gestão documental moderna.

Analizando as alternativas práticas, a forma correta de tratar documentos é sempre contextual e dependente das necessidades organizacionais, legais e informativas. O ideal é que tais decisões sejam baseadas numa avaliação cuidadosa das razões para tal movimentação, assegurando que não se comprometam a integridade e a finalidade original do documento.

Em resumo, a questão apresentada pelo INSTITUTO QUADRIX ajuda a ilustrar a importância do entendimento flexível e detalhado das normas e práticas arquivísticas, fundamental para profissionais da área e para candidatos à concursos públicos que necessitem deste conhecimento.

Gabarito: Letra E

Uma vez transferido para o arquivo permanente, o documento não poderá retornar ao arquivo corrente.


Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.


A questão proposta avalia o entendimento sobre o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, especificamente a transição de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. De acordo com o ciclo vital e a teoria das 3 idades (corrente, intermediário, permanente), a transferência de documentos entre essas fases segue critérios específicos que envolvem a frequência de uso e os valores atribuídos aos documentos.
 
A afirmativa de que documentos são transferidos para o arquivo intermediário devido à "perda do valor primário para a organização" é inexata, levando a marcação da alternativa E como correta.
 
Os documentos, ao serem transferidos para o arquivo intermediário, de fato experimentam uma redução na frequência de uso, o que é uma justificativa para a transferência. No entanto, crucialmente, isso não implica uma perda do valor primário. O valor primário de um documento está relacionado a sua utilidade administrativa, legal e fiscal, sustentando as funções e operações regulares de uma organização. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) esclarece a organização e administração de arquivos, mas não especifica a perda de valor primário como critério para transferência ao arquivo intermediário.
 
Na prática arquivística, a transferência ocorre porque os documentos já não são necessários com frequência imediata, mas ainda necessitam ser retidos para cumprimento de prazos legais ou até que cumpram completamente suas finalidades administrativas, regulatórias ou legais. Assim, eles mantêm seu valor primário, apenas são menos acessados.
 
Além disso, ao transitar para o arquivo intermediário, os documentos ainda podem ser frequentemente consultados, por exemplo, para auditorias ou consultas legais, o que sustenta que eles retenham seu valor primário. Ao alcançarem o arquivo permanente, aí sim, pode-se considerar que os documentos adquirem predominantemente valor secundário, sendo mantidos por seu valor histórico ou informativo, mais do que por seu valor prático imediato.
 
Portanto, a colocação sobre a perda do valor primário não corresponde à prática e teoria arquivística sobre a gestão de documentos nas fases de seu ciclo de vida, especialmente em relação à transição do arquivo corrente para o intermediário. A manutenção do valor primário dos documentos nesta etapa é um aspecto fundamental para a organização dos arquivos dentro de uma entidade, seja ela pública ou privada.
 
Gabarito: Letra E

Os documentos são transferidos do arquivo corrente para o intermediário em decorrência da perda da frequência de sua utilização e da subsequente perda do valor primário para a organização.


A questão proposta pelo Instituto Quadrix aborda conceitos fundamentais da arquivologia, especificamente o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades dos arquivos. Este modelo conceitual é essencial para entender a gestão documental nas organizações, distinguindo entre arquivos correntes, intermediários e permanentes.
 
O enunciado foca nos arquivos de primeira idade, também conhecidos como arquivos correntes, que armazenam documentos que são frequentemente consultados e que possuem valor primário. Esta caracterização é acurada e reflete o conceito amplamente aceito na arquivologia.
 
Os arquivos correntes são essenciais nas operações diárias de uma organização, pois contêm documentos em uso ativo ou frequente. O valor primário dos documentos refere-se à sua utilidade para as atividades correntes da instituição, incluindo a execução de operações e a tomada de decisões. Esta fase de gestão documental é crítica porque os documentos estão ativamente em uso e, por isso, precisam estar prontamente acessíveis.
 
Segue a análise das alternativas:
<ul>
 <li>C) Certo: A afirmativa está correta, pois coincide com a definição de arquivos correntes. Conforme exposto na Lei nº 8.159/1991, que regula a política nacional de arquivos públicos e privados, e em diversas literaturas especializadas como PAES (2004), os documentos de primeira idade ou correntes são aqueles que, devido ao seu valor primário, são frequentemente requisitados para o uso corrente nas atividades de uma organização.</li>
 <li>E) Errado: Esta alternativa seria considerada incorreta, pois negaria a descrição precisa e fundamentada dos arquivos de primeira idade.</li>
</ul>
 
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arquivo corrente é definido como o "conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração." Esta definição alinha-se perfeitamente com a descrição fornecida na questão e ressalta a importância dos arquivos correntes dentro da teoria das três idades.
 
A compreensão dessa divisão é vital para o planejamento da gestão arquivística e para as estratégias de preservação documental a longo prazo. O manuseio correto dos arquivos correntes garante não apenas a eficiência operacional diária, mas também a conservação adequada de documentos para futuras transferências para as fases intermediária e permanente.
 
Gabarito: Letra C

Os arquivos de primeira idade guardam documentos que são frequentemente consultados pela organização e que possuem valor primário.


Julgue o item a seguir, relativo aos tipos de arquivo, aos acessórios do arquivo e às fases do arquivamento.


Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades