Neste enunciado da Fundação Vunesp, dedicado ao protocolo e ao trâmite documental, examina-se a atividade que consiste em agregar documentos a um processo de forma temporária ou permanente. A terminologia adequada para esta ação é "apensamento". Vamos analisar cada alternativa para identificar por que a opção correta é essa.
 

Alternativa A: Acumulação.
No contexto arquivístico, acumulação é mais amplamente associada a processos que envolvem aumentar a quantidade de documentos mantidos por uma entidade ao longo do tempo, mas não especificamente o ato de agregar documentos a um processo existente. Portanto, esta alternativa não corresponde à ação descrita no enunciado.
 

Alternativa B: Acondicionamento.
Acondicionamento se refere ao processo de guardar e proteger documentos em embalagens ou condições que promovam sua preservação. Este termo não está relacionado diretamente ao ato de juntar documentos a um processo, portanto, não é a escolha correta.
 

Alternativa C: Desclassificação.
Desclassificação diz respeito ao ato administrativo pelo qual informações anteriormente restritas são liberadas para acesso público após uma avaliação de sua sensibilidade. Isso não envolve a adição de documentos a um processo, mas a alteração do status de acesso de um documento.
 

Alternativa D: Desentranhamento.
O desentranhamento envolve a retirada de documentos de um processo. Essa é a antítese do que está sendo perguntado, pois implica a separação e não a união de documentos.
 

Alternativa E: Apensamento.
Apensamento é exatamente a ação que descreve a adição de documentos a um processo, podendo ser de forma provisória ou definitiva. Esta ação é fundamental para a manutenção de registros contínuos e relacionados dentro da administração pública ou organizacional, garantindo que toda a documentação relevante seja considerada conjuntamente. Portanto, é a alternativa correta.
 

Entender os procedimentos de gestão documental, como o apensamento, é crucial para profissionais de arquivologia, pois garante que os processos sejam atualizados e completos, facilitando a recuperação e referência futura dos documentos. O apensamento, ao permitir que documentos relacionados sejam tratados como um conjunto, potencializa a eficiência na análise de caso e na tomada de decisões administrativas.
 

Gabarito: Letra E

O serviço de protocolo é fundamental no manejo de documentos nas organizações, públicas ou privadas, garantindo um fluxo documental eficiente e organizado. Esse serviço engloba diversas funções críticas que sustentam a operação e a gestão documental dentro de uma entidade. Vamos analisar cada alternativa apresentada na questão para entender por que a alternativa E, "protocolo", é a correta.

 

Alternativa A: Fundo 
No contexto arquivístico, um "fundo" não é um serviço, mas sim um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pessoa ou família, preservado devido ao seu valor. O termo descreve uma acumulação orgânica de registros que refletem as funções e atividades de seu produtor. Portanto, essa alternativa é incorreta pelo fato de não representar um serviço, mas uma entidade de acumulação documental.

 

Alternativa B: Recolhimento 
Recolhimento é o ato de transferir documentos de guarda temporária para a guarda permanente, usualmente realizada em arquivos de segunda idade para arquivos de terceira idade. Esse processo é parte da gestão de documentos, mas não corresponde à descrição dada de receber, registrar, classificar, distribuir e expedir documentos. Assim, esta alternativa também é incorreta.

 

Alternativa C: Sistema de gestão de documentos 
Embora um sistema de gestão de documentos, de forma abrangente, englobe diversas funções incluindo aquelas citadas no enunciado, ele é um conceito mais amplo que envolve políticas, procedimentos e ferramentas para gerir documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida. Enquanto o protocolo faz parte de um sistema de gestão, ele por si só não corresponde de forma completa a este sistema, fazendo desta alternativa a incorreta para a questão proposta.

 

Alternativa D: Processamento de dados 
O termo "processamento de dados" está mais associado ao campo da informática e se refere ao ato de manipular dados para obter informações úteis e necessárias. Ele não inclui o manuseio físico ou a gestão de documentos, o que torna esta alternativa incorrecta.

 

Alternativa E: Protocolo 
A alternativa E é a correta e encaixa-se perfeitamente na descrição dada pela questão. O serviço de protocolo é responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos. Estas são funções essenciais para a eficácia na comunicação e operação dentro de organizações, garantindo que os documentos sejam cuidadosamente manuseados, corretamente distribuídos e arquivados de forma apropriada.

 

A compreensão deste serviço é crucial para os candidatos a concursos públicos onde a gestão de documentos é essencial para uma administração organizada e eficiente. O protocolo assegura que os processos documentais dentro da organização sejam conduzidos de forma ordenada, segura e acessível.

Gabarito: Letra E

A função do protocolo em uma organização pública ou privada é fundamental para o controle do recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Essencialmente, o protocolo atua como uma central de recepção e expedição de documentos, registrando todas as entradas e saídas para assegurar a rastreabilidade e a organização documental.
 
Segundo a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), é obrigação das instituições a gestão documental adequada, o que envolve a “organização e administração de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como a sua guarda e a preservação para uso corrente e futuro.”
 
Agora, analisando cada uma das alternativas da questão:
<ul>
<li>A) despachada: A despacha de correspondências é uma ação subsequente ao processo de protocolo, onde documentos já registrados são encaminhados para ação ou decisão dentro ou fora da entidade. Essa alternativa confunde uma etapa que segue o protocolo, mas que é distinta em função.</li>
<li>B) registrada: Alternativa correta. A ação de protocolar se refere precisamente ao registro de documentos que entram na instituição. Esse registro é fundamental para controlar a tramitação dos documentos dentro da instituição e garantir seu rastreamento.</li>
<li>C) juntada: A juntada de documentos é um processo utilizado para adicionar documentos a um processo já existente, mas não descreve o ato inicial de protocolização, que é o registro.</li>
<li>D) ordenada: A organização ou ordenação de documentos é um processo que pode desenvolver-se depois do registro ou durante a fase de arquivamento, mas não define a ação de protocolar.</li>
<li>E) aprovada: A aprovação de documentos geralmente envolve uma decisão ou ratificação por parte de uma autoridade ou responsável, o que é independente do ato de protocolar ou registrar o documento.</li>
</ul>
 
Portanto, é crucial entender que o registro de documentos via processo de protocolo, é a base que permite um fluxo documental eficiente e seguro dentro de uma organização, assegurando que cada documento possa ser rastreado e recuperado conforme necessário para consulta e decisão.
 
Ao considerar que o protocolo serve como um mecanismo essencial para a gestão documental, fica evidente que os profissionais da área precisam ter clareza quanto ao significado e as funcionalidades do processo de protocolização, o que evita erros e facilita a aplicação de políticas de gestão documental coerentes e efetivas.
 
Assim, a alternativa correta para a questão apresentada é a Letra B, que afirma que toda correspondência recebida deve ser protocolada, ou seja, registrada.
Gabarito: Letra B

A unidade administrativa encarregada por recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos é conhecida como protocolo. Este setor é crucial nos processos de gestão documental dentro de organizações, sejam elas públicas ou privadas, garantindo a organização e o fluxo eficiente de documentos internos e externos.

Análise das Alternativas:

<ul>
 <li>A) serviços gerais - Esta alternativa é incorreta. O setor de serviços gerais geralmente lida com a administração de atividades de manutenção, limpeza e suporte, mas não está diretamente envolvido com o recebimento, registro ou expedição de documentos.</li>
 
 <li>B) recepção - Esta opção é igualmente incorreta. Embora a recepção possa lidar com a recepção física de documentos e pessoas, ela não realiza a classificação, o registro, a distribuição sistemática, o controle da tramitação e a expedição formal de documentos como um protocolo.</li>
 
 <li>C) biblioteca - Esta alternativa não é adequada pois, a biblioteca gerencia principalmente a organização e disponibilização de materiais para leitura e pesquisa, sem se envolver com as operações típicas de um setor de protocolo.</li>
 
 <li>D) protocolo - Esta é a alternativa correta. Como já mencionado, o setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos e processos, jogando um papel central na administração e gestão documental.</li>
 
 <li>E) expedição - Incorreta como resposta à questão. Enquanto a expedição está relacionada com o processo de enviar documentos para fora da organização, ela é apenas uma parte das funções que o protocolo gerencia.</li>
</ul>

A função do setor de protocolo é essencial para a gestão eficaz dos documentos em uma organização. Ele serve como o primeiro ponto de contato para documentos que chegam ou são criados internamente, assegurando que sejam adequadamente registrados, classificados e distribuídos para os departamentos ou indivíduos relevantes. Além disso, garante a correta tramitação dos processos dentro das diferentes áreas da instituição e, finalmente, cuida da expedição de documentos para outras entidades ou indivíduos externos.

O protocolo, portanto, não só facilita a comunicação e a eficiência operacional dentro das organizações, como também ajuda a preservar a integridade documental e a cumprir com a legislação pertinente, como a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Gabarito: Letra D

Na Arquivologia, é de fundamental importância entender as diferentes funções que compõem a gestão documental dentro de uma organização. Uma dessas funções essenciais é exercida pelo Protocolo, um setor dedicado ao controle do fluxo de documentos. A questão apresentada pela Fundação Carlos Chagas tem como objetivo identificar qual termo descreve corretamente o setor responsável por essas tarefas.

<ul>
<li>A) Despacho: Errado. Despacho refere-se à decisão proferida por uma autoridade dentro do contexto de um documento ou processo. É um termo utilizado para descrever uma ação dentro do fluxo documental, mas não é um local ou setor.</li>
<li>B) Arquivo: Errado. O termo 'arquivo' pode se referir tanto ao conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade, como ao espaço físico ou à instituição que guarda tais documentos. Não desempenha diretamente as funções de recebimento, registro e distribuição como um setor de protocolo.</li>
<li>C) Protocolo: Correto. Protocolo é o setor dentro de uma organização encarregado de receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação dos documentos. É aqui que os documentos são inicialmente recebidos, registrados em sistema, e sua movimentação é monitorada até a conclusão de seu ciclo ou transferência para arquivo permanente.</li>
<li>D) Apensação: Errado. Apensação é um termo processual que indica a união temporária de documentos ou processos para referência ou tramitação conjunta. Não descreve um setor ou função específica de gestão documental.</li>
<li>E) Desapensação: Errado. Desapensação, por sua vez, é o processo de separação de documentos ou processos que foram anteriormente unidos por apensação. Assim como a apensação, não se refere a um setor de gestão de documentos.</li>
</ul>

Dentro das responsabilidades de um setor de protocolo estão as atividades como o recebimento dos documentos, o registro dos mesmos (atribuindo-lhes um número de protocolo e inserindo-os em um sistema de gestão documental), a distribuição para os setores ou pessoas apropriadas dentro da organização, e a manutenção de registros acerca de sua movimentação e status.

Compreender a função do protocolo é essencial para qualquer profissional que lide com documentos em organizações, seja no setor público ou privado, pois garante a eficiência e a segurança no fluxo de informação.

Gabarito: Letra C

Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos - Médio - Múltipla escolha