Segue-se uma análise detalhada da questão proposta pela Fundação Vunesp sobre o protocolo na gestão de documentos, que é um conceito fundamental em Arquivologia. Esta análise foca-se especialmente na alternativa correta especificada (letra E) e discutirá por que as outras alternativas não se aplicam de maneira adequada ao contexto.
 
O protocolo em uma organização é responsável por funções essenciais relacionadas ao controle do fluxo documental. Isso inclui o recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. A estrutura do protocolo pode ser organizada de maneiras diferentes, dependendo das necessidades e do volume de documentos que uma organização gerencia, sendo essas estruturas geralmente categorizadas como centralizadas ou descentralizadas.
 
Alternativa Correta:
e) Centralizado ou descentralizado. (CORRETA)
Essa alternativa aborda corretamente duas formas possíveis de organização do protocolo. Em um sistema centralizado, todas as atividades de protocolo são conduzidas em um único ponto, geralmente um setor específico, que lida com todo o processamento documental da organização. Isso facilita a gestão unificada e a padronização dos procedimentos.
 
Por outro lado, um sistema descentralizado implica na distribuição das responsabilidades do protocolo por diversos setores ou departamentos dentro da organização. Cada unidade lida com o protocolo de seus próprios documentos, o que pode aumentar a eficiência em grandes organizações com diferentes tipos de documentos e necessidades específicas de tratamento documental.
 
Análise das Outras Alternativas:
a) Manual ou digital. (ERRADA) Esta alternativa descreve os métodos utilizados na execução das tarefas do protocolo, mas não fala sobre a estrutura organizacional do protocolo propriamente dito.
 
b) Impresso ou manuscrito. (ERRADA) Esses termos se referem à natureza física dos documentos e não à configuração administrativa do protocolo.
 
c) Direto ou indireto. (ERRADA) Refere-se geralmente a métodos de acesso ou recuperação de informações em sistemas de arquivamento, e não à estrutura de protocolo.
 
d) Público ou privado. (ERRADA) Essa escolha categoriza as entidades legais ou domínios de atuação, tais como órgãos governamentais versus empresas privadas, e não especifica a configuração estrutural de um protocolo.
 
Essa questão destaca a importância da compreensão das diversas estruturas de protocolo para candidatos a concursos, indicando a necessidade de entender como diferentes organizações podem optar por métodos variados de controle documental para melhor se adequar às suas operações específicas.
 
Gabarito: Letra E

nas fases corrente, intermediária e permanente.

somente nas fases corrente e intermediária.

As atividades de protocolo são decisivas para a efetiva implementação de uma política de gestão de documentos na Administração Pública, uma vez que se identificam com os procedimentos e operações técnicas referentes à produção e tramitação dos documentos em FASE CORRENTE. Resposta: B.

Aqui, vale decorar "as rotinas de recebimento e classificação: <ol><li class="ql-align-justify">Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT)</li><li class="ql-align-justify">Separar a correspondência oficial da particular</li><li class="ql-align-justify">Distribuir a correspondência particular</li><li class="ql-align-justify">Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso</li><li class="ql-align-justify">Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários</li><li class="ql-align-justify">Abrir a correspondência ostensiva</li><li class="ql-align-justify">Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes</li><li class="ql-align-justify">Requisitar ao Arquivo antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada</li><li class="ql-align-justify">Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso</li><li class="ql-align-justify">Apor o carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento</li><li class="ql-align-justify">Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso</li><li class="ql-align-justify">Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo</li><li class="ql-align-justify">Encaminhar os papeis ao Setor de Registro e Movimentação” (PAES, 2009, 55)</li><li class="ql-align-justify"> </li></ol>Resposta: C.

Recebimento, expedição, registro e arquivamento.

Recebimento, registro, acompanhamento da tramitação e expedição.

Recebimento, classificação, arquivamento e expedição.

Recebimento, registro, movimentação, arquivamento, empréstimo e consulta.

Recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição.

As atividades do protocolo obedecem a seguinte ordem: ● recebimento (efetivamente receber o documento)● registro (identificar metadados que permitam o seu controle e acesso)● autuação (transformar os documentos em processos)● classificação (dar um código de acordo com um plano de classificação)● distribuição (enviar aos destinatários internos)● controle da tramitação (controle da movimentação dos documentos pelas unidades de trabalho até o cumprimento de sua função)● expedição de documentos (enviar aos destinatários externos)” (CONARQ, 2004). Reposta: E.

A distribuição é a “primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade” (BRASIL, 2015). Resposta: C.

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