Isso mesmo! Seguindo a ordem, a distribuição e expedição é feita após o registro (nos casos dos documentos oficiais e ostensivos). Resposta: Certo.

A distribuição de documentos é feita após o registro do documento no setor de protocolo.


Acerca de princípios da arquivologia, da legislação arquivística e de protocolo, julgue o item que se segue.


No campo da Arquivologia, entender o funcionamento e a estrutura dos serviços de protocolo é fundamental para a gestão eficaz de documentos em uma instituição. O protocolo, conforme esta questão do Instituto de Estudos Superiores do Extremo Sul aborda, é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. A questão específica visa identificar a ação que corresponde ao registro cronológico de todos os documentos, e a resposta correta é a opção A) Registrar.

Vamos analisar cada alternativa para uma compreensão mais detalhada:

**A) Registrar.**
Esta é a alternativa correta. O registro dos documentos em um protocolo envolve catalogá-los de forma sistemática e cronológica, o que é essencial para o rastreamento e a recuperação eficiente dos documentos dentro da organização. Esse processo é crucial para garantir a integridade e a transparência nas operações documentais, assegurando que todos os documentos recebidos e enviados sejam devidamente registrados e acessíveis.

**B) Classificar.**
A classificação, embora importante na gestão documental, diz respeito à organização de documentos em categorias ou classes com base em similares características ou assunto, facilitando sua localização e gerenciamento. Não envolve, necessariamente, o registro cronológico dos documentos.

**C) Difundir.**
Difundir está mais relacionado à disseminação ou compartilhamento da informação contida nos documentos, não abrangendo o escopo de registro cronológico ou administração inicial dos documentos quando entram no sistema de arquivamento.

**D) Ordenar.**
Ordenar pode envolver a organização dos documentos em uma sequência específica, como alfabética, temática ou cronológica, mas não é sinônimo direto de registrar. Esta opção pode confundir, pois embora o registro possa envolver algum nível de ordenação, principalmente em sistemas eletrônicos, ordenar não captura integralmente o conceito de registro cronológico inicial descrito no enunciado.

A importância do registro nos serviços de protocolo é amparada pela Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que, em seu Artigo 3º, atribui ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos públicos, e também a responsabilidade pela implementação de políticas arquivísticas em todo o território nacional, incluindo o correto registro e manutenção de documentos.

Concluindo, o registro de documentos é uma tarefa prioritária em qualquer sistema de gestão de documentos, especialmente no protocolo, para assegurar que todos os documentos sejam contabilizados e acessíveis ao longo do tempo, garantindo a eficiência e a conformidade legal nas operações institucionais. O registro adequadamente executado garante a integridade do acervo documental, algo essencial para a operação transparente e responsável de qualquer instituição.

Gabarito: Letra A

A questão proposta visa verificar o conhecimento sobre as funções executadas no âmbito do protocolo de uma organização e, especificamente, aborda uma ação fundamental para o controle documental.

O enunciado aponta para uma ação que consiste no "registro cronológico de todos os documentos nele encontrados". A análise criteriosa do processo de gerenciamento de documentos revela que esta descrição se encaixa no processo conhecido como registro de documentos. Vamos detalhar cada opção para entender melhor por que a alternativa correta é "C) Registrar".

Alternativa A: Ordenar. Ordenar é o processo de arrumar documentos de acordo com um sistema predeterminado, seja por ordem cronológica, temática, ou outra. Embora o ordenamento possa envolver a disposição cronológica, ele não se confunde com o processo de registrar cada documento recebido individualmente com data e hora específicas.

Alternativa B: Classificar. A classificação de documentos envolve o processo de aglutinação dos documentos em categorias ou classes com base em características comuns, seguindo uma estrutura pré-definida de classificação. Enquanto isso contribui para a organização do arquivo, este não é o processo citado no enunciado, que foca no registro de entrada de documentos.

Alternativa C: Registrar. O registro envolve a entrada dos documentos em um sistema, seja ele manual ou eletrônico, com a atribuição de uma data e, possivelmente, hora, o que estabelece a ordem cronológica de sua chegada e facilita seu controle e rastreamento. Este processo é essencial para a manutenção da integridade e acessibilidade dos documentos dentro de uma organização e corresponde exatamente à descrição dada pelo enunciado.

Alternativa D: Difundir. Difundir refere-se à distribuição de informações contidas nos documentos a um público mais amplo. Trata-se de um processo que não inclui o registro cronológico de documentos, mas sim a partilha de informação contida nesses documentos.

Portanto, ao analisar as definições e funções de cada uma das ações listadas nas alternativas, fica claro que a ação de "registrar" (Alternativa C) é a que melhor corresponde à descrição do enunciado. O registro cronológico dos documentos é um dos pilares básicos do manejo eficiente de documentos nas organizações e serve como ponto de partida para muitos outros procedimentos documentais.

Gabarito: Letra C

 analisar o perfil dos usuários do arquivo.

 reduzir a massa documental ao essencial.

 controlar os documentos que tramitam no órgão.

A) Isso é função dos estudos de usuários de uma instituição. Errado. B) Avaliar e selecionar documentos é objeto da função de avaliação. Errado. C) O objetivo da gestão documental é tratar a informação com um dos objetivos de reverter a massa documental, reconhecendo cada documento após tratamento de classificação. Errado. D) A avaliação que é a função responsável por determinar os prazos de guarda dos documentos e destinação. Errado. E) O protocolo assegura que os documentos públicos cumpram as finalidades administrativas e legais para as quais foram produzidos. As atividades de protocolo são formadas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade e que asseguram sua localização, recuperação, controle e acesso.&nbsp;O protocolo é imprescindível para qualquer órgão público!&nbsp;Certo. Resposta: E.

 que determina providência administrativa.

No contexto da tramitação de processos internos dentro de uma instituição, o despacho desempenha um papel crucial no encaminhamento e na determinação das ações subsequentes nos documentos. Refletindo sobre o enunciado e as alternativas fornecidas, é evidente que a alternativa correta é a letra D, que se refere ao "despacho que determina providência administrativa".
 
Este tipo de despacho é essencial no fluxo documental e processual de qualquer organização administrativa, pois especifica as operações a serem realizadas em relação a um documento ou processo, como juntada, autuação, arquivamento, entre outras ações pertinentes. Estas providências garantem a correta administração e continuidade do processo administrativo, seguindo as normas internas e externas aplicáveis.
 
Analise das alternativas:
<ul>
 <li>A) fundamentado. Um despacho fundamentado é aquele que inclui razões ou justificativas detalhadas para a decisão tomada. Embora importante, essa descrição não se alinha especificamente com ações como juntada ou arquivamento que são mencionadas no enunciado, mas sim com a explicação detalhada das razões por trás de uma decisão.</li>
 <li>B) de aprovação ou não aprovação. Estes tipos de despachos estão diretamente ligados à aceitação ou rejeição de uma proposta, decisão ou documento, e não necessariamente às ações administrativas de processo como juntada ou arquivamento.</li>
 <li>C) de participação e encaminhamento. Refere-se normalmente ao simples ato de mover documentos de um ponto a outro ou à comunicação de decisões, sem determinar ações administrativas específicas sobre os documentos em questão.</li>
 <li>D) que determina providência administrativa. Correta. Esse tipo de despacho é exatamente o que o enunciado descreve, envolvendo ações específicas como juntada, autuação e arquivamento, entre outras. Esta é claramente a resposta que melhor se encaixa no contexto apresentado.</li>
</ul>
 
O uso correto dos despachos é fundamental na gestão documental, garantindo que todos os procedimentos necessários sejam aplicados aos documentos e processos de uma maneira que preserve a integridade, a autenticidade e a eficácia administrativa. Cada tipo de despacho tem um objetivo e aplicação específicos, sendo vital que os funcionários envolvidos em gestão de documentos tenham uma compreensão clara de seu uso e significado.
 
A resposta correta, portanto, confirma a importância de entender como essas determinações internas regulam a movimentação e a manipulação dos documentos dentro das estruturas administrativas, promovendo uma gestão de documentos eficiente e conforme as normas estabelecidas.
 
Gabarito: Letra D

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