Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos - Todas - nível médio - Médio

e as demais informações de identificação do processo devem ser apresentadas separadas das informações de trâmite do processo digital.

tem de ser precedida pelo encaminhamento do processo digital para a unidade administrativa na qual será instruído.

deve associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes de cada processo sejam apresentados sempre na mesma sequência.

é facultada a usuários autorizados pela unidade protocolizadora, sem a necessidade de monitoramento.

deve identificar o processo criado por seu número, sua data de autuação e seu interessado. O código de classificação e o nome da unidade administrativa são informações opcionais, que podem ser incluídas a qualquer momento.

inutilizar a numeração única de processo já existente e adotar uma nova sequência numérica para identificar esse processo.

dar seguimento à tramitação desse processo, sendo dispensável o registro de seu recebimento pelo protocolo.

usar novo número de identificação no processo, alterando também os demais dados de cadastro preexistentes.

inserir nova numeração ao processo, que passará a contar com dois registros, e alterar o nome do interessado, registrando nessa opção o seu próprio nome.

identificar esse processo pelo número de origem além do nome do órgão ou do interessado.

a unidade protocolizadora responsável pelo trâmite é dispensada de cadastro prévio.

o controle da tramitação é desnecessário para o caso de documentos digitais, uma vez que não existe movimentação física de documentos.

o registro da movimentação do documento, que facilita investigação posterior em caso de extravio, é facultativo, desde que sejam criados mecanismos de recuperação das informações.

a unidade protocolizadora do órgão destinatário deverá manter registro que permita a identificação do órgão remetente quando ocorrer trâmite externo.

a movimentação do documento deverá ser registrada desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.