Isso mesmo! Seguindo a ordem, a distribuição e expedição é feita após o registro (nos casos dos documentos oficiais e ostensivos). Resposta: Certo.

A distribuição de documentos é feita após o registro do documento no setor de protocolo.


Acerca de princípios da arquivologia, da legislação arquivística e de protocolo, julgue o item que se segue.


 arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.

 elaborar resumo do assunto dos documentos.

 distribuir correspondências particulares.

 ler correspondências e verificar a existência de antecedentes.

Registro e movimentação: Para Paes (2004, p. 56) “este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos”. Logo, a autora elenca alguns passos para seguir a rotina deste setor:1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias;2. Anexar a segunda via da ficha ao documento;3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto;4. Arquivar as fichas de protocolo;5. Receber dos setores os documentos a serem redistribuídos e anotar nas fichas o novo destino;6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com o despacho de autoridade competente. Resposta: A.

No campo da Arquivologia, entender o funcionamento e a estrutura dos serviços de protocolo é fundamental para a gestão eficaz de documentos em uma instituição. O protocolo, conforme esta questão do Instituto de Estudos Superiores do Extremo Sul aborda, é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. A questão específica visa identificar a ação que corresponde ao registro cronológico de todos os documentos, e a resposta correta é a opção A) Registrar.

Vamos analisar cada alternativa para uma compreensão mais detalhada:

**A) Registrar.**
Esta é a alternativa correta. O registro dos documentos em um protocolo envolve catalogá-los de forma sistemática e cronológica, o que é essencial para o rastreamento e a recuperação eficiente dos documentos dentro da organização. Esse processo é crucial para garantir a integridade e a transparência nas operações documentais, assegurando que todos os documentos recebidos e enviados sejam devidamente registrados e acessíveis.

**B) Classificar.**
A classificação, embora importante na gestão documental, diz respeito à organização de documentos em categorias ou classes com base em similares características ou assunto, facilitando sua localização e gerenciamento. Não envolve, necessariamente, o registro cronológico dos documentos.

**C) Difundir.**
Difundir está mais relacionado à disseminação ou compartilhamento da informação contida nos documentos, não abrangendo o escopo de registro cronológico ou administração inicial dos documentos quando entram no sistema de arquivamento.

**D) Ordenar.**
Ordenar pode envolver a organização dos documentos em uma sequência específica, como alfabética, temática ou cronológica, mas não é sinônimo direto de registrar. Esta opção pode confundir, pois embora o registro possa envolver algum nível de ordenação, principalmente em sistemas eletrônicos, ordenar não captura integralmente o conceito de registro cronológico inicial descrito no enunciado.

A importância do registro nos serviços de protocolo é amparada pela Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que, em seu Artigo 3º, atribui ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos públicos, e também a responsabilidade pela implementação de políticas arquivísticas em todo o território nacional, incluindo o correto registro e manutenção de documentos.

Concluindo, o registro de documentos é uma tarefa prioritária em qualquer sistema de gestão de documentos, especialmente no protocolo, para assegurar que todos os documentos sejam contabilizados e acessíveis ao longo do tempo, garantindo a eficiência e a conformidade legal nas operações institucionais. O registro adequadamente executado garante a integridade do acervo documental, algo essencial para a operação transparente e responsável de qualquer instituição.

Gabarito: Letra A

A questão proposta visa verificar o conhecimento sobre as funções executadas no âmbito do protocolo de uma organização e, especificamente, aborda uma ação fundamental para o controle documental.

O enunciado aponta para uma ação que consiste no "registro cronológico de todos os documentos nele encontrados". A análise criteriosa do processo de gerenciamento de documentos revela que esta descrição se encaixa no processo conhecido como registro de documentos. Vamos detalhar cada opção para entender melhor por que a alternativa correta é "C) Registrar".

Alternativa A: Ordenar. Ordenar é o processo de arrumar documentos de acordo com um sistema predeterminado, seja por ordem cronológica, temática, ou outra. Embora o ordenamento possa envolver a disposição cronológica, ele não se confunde com o processo de registrar cada documento recebido individualmente com data e hora específicas.

Alternativa B: Classificar. A classificação de documentos envolve o processo de aglutinação dos documentos em categorias ou classes com base em características comuns, seguindo uma estrutura pré-definida de classificação. Enquanto isso contribui para a organização do arquivo, este não é o processo citado no enunciado, que foca no registro de entrada de documentos.

Alternativa C: Registrar. O registro envolve a entrada dos documentos em um sistema, seja ele manual ou eletrônico, com a atribuição de uma data e, possivelmente, hora, o que estabelece a ordem cronológica de sua chegada e facilita seu controle e rastreamento. Este processo é essencial para a manutenção da integridade e acessibilidade dos documentos dentro de uma organização e corresponde exatamente à descrição dada pelo enunciado.

Alternativa D: Difundir. Difundir refere-se à distribuição de informações contidas nos documentos a um público mais amplo. Trata-se de um processo que não inclui o registro cronológico de documentos, mas sim a partilha de informação contida nesses documentos.

Portanto, ao analisar as definições e funções de cada uma das ações listadas nas alternativas, fica claro que a ação de "registrar" (Alternativa C) é a que melhor corresponde à descrição do enunciado. O registro cronológico dos documentos é um dos pilares básicos do manejo eficiente de documentos nas organizações e serve como ponto de partida para muitos outros procedimentos documentais.

Gabarito: Letra C

A questão aborda as atividades de protocolo dentro do contexto de gestão documental em um órgão ou entidade. O protocolo, no âmbito arquivístico, engloba uma série de procedimentos que garantem o controle adequado dos documentos que ainda estão em fase de tramitação dentro de uma organização. Esta etapa é fundamental para assegurar a eficiência e a eficácia dos processos administrativos mediante a rápida localização e recuperação dos documentos necessários. 
 
Analisando cada uma das alternativas:
<ul>
<li>A) arquivo intermediário. Refere-se aos arquivos que não estão em uso frequente, mas que ainda precisam ser guardados por questões legais ou administrativas, não se associando diretamente com o controle da documentação em tramitação.</li>
<li>B) arquivo permanente. É o conjunto de documentos que, após avaliação, recebeu a classificação de guarda permanente devido ao seu valor histórico, probatório ou informativo. Também não lida diretamente com o controle de documentos em tramitação.</li>
<li>C) arquivo setorial. Relaciona-se com arquivos localizados em diferentes setores de uma instituição, responsáveis por gerenciar a documentação de uso corrente naquele setor especificamente. Ainda que envolva gestão documental, não foca exclusivamente no controle dos documentos em tramitação.</li>
<li>D) arquivo especial. Pode tratar de documentos que possuem necessidades específicas de armazenamento e gestão, mas não especificamente relacionado ao controle de tramitação de documentos ativos dentro da organização.</li>
<li>E) protocolo. Esta é a alternativa correta, pois envolve especificamente o recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. O protocolo assegura a rastreabilidade e a recuperação imediata dos documentos, sendo essencial para o gerenciamento eficaz do fluxo documental em uma instituição.</li>
</ul>
 
De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), o gerenciamento de documentos de arquivo deve ser realizado de maneira a facilitar a sua utilização e conservação. As atividades de protocolo são essenciais nesse aspecto, pois asseguram que os documentos em circulação sejam controlados de forma eficiente, garantindo não apenas a localização rápida mas também a integridade e a segurança desses documentos.
 
Portanto, no contexto da questão, a alternativa "E" (protocolo) é a mais adequada, pois é responsável pelo conjunto de operações de controle dos documentos que ainda estão tramitando no órgão, garantindo sua imediata localização e recuperação. Isso evidencia a importância de processos de protocolo bem-estabelecidos dentro de organizações para a gestão eficiente dos documentos.
Gabarito: Letra E

Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos