A unidade administrativa encarregada por recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos é conhecida como protocolo. Este setor é crucial nos processos de gestão documental dentro de organizações, sejam elas públicas ou privadas, garantindo a organização e o fluxo eficiente de documentos internos e externos.

Análise das Alternativas:

<ul>
 <li>A) serviços gerais - Esta alternativa é incorreta. O setor de serviços gerais geralmente lida com a administração de atividades de manutenção, limpeza e suporte, mas não está diretamente envolvido com o recebimento, registro ou expedição de documentos.</li>
 
 <li>B) recepção - Esta opção é igualmente incorreta. Embora a recepção possa lidar com a recepção física de documentos e pessoas, ela não realiza a classificação, o registro, a distribuição sistemática, o controle da tramitação e a expedição formal de documentos como um protocolo.</li>
 
 <li>C) biblioteca - Esta alternativa não é adequada pois, a biblioteca gerencia principalmente a organização e disponibilização de materiais para leitura e pesquisa, sem se envolver com as operações típicas de um setor de protocolo.</li>
 
 <li>D) protocolo - Esta é a alternativa correta. Como já mencionado, o setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos e processos, jogando um papel central na administração e gestão documental.</li>
 
 <li>E) expedição - Incorreta como resposta à questão. Enquanto a expedição está relacionada com o processo de enviar documentos para fora da organização, ela é apenas uma parte das funções que o protocolo gerencia.</li>
</ul>

A função do setor de protocolo é essencial para a gestão eficaz dos documentos em uma organização. Ele serve como o primeiro ponto de contato para documentos que chegam ou são criados internamente, assegurando que sejam adequadamente registrados, classificados e distribuídos para os departamentos ou indivíduos relevantes. Além disso, garante a correta tramitação dos processos dentro das diferentes áreas da instituição e, finalmente, cuida da expedição de documentos para outras entidades ou indivíduos externos.

O protocolo, portanto, não só facilita a comunicação e a eficiência operacional dentro das organizações, como também ajuda a preservar a integridade documental e a cumprir com a legislação pertinente, como a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Gabarito: Letra D

Na Arquivologia, é de fundamental importância entender as diferentes funções que compõem a gestão documental dentro de uma organização. Uma dessas funções essenciais é exercida pelo Protocolo, um setor dedicado ao controle do fluxo de documentos. A questão apresentada pela Fundação Carlos Chagas tem como objetivo identificar qual termo descreve corretamente o setor responsável por essas tarefas.

<ul>
<li>A) Despacho: Errado. Despacho refere-se à decisão proferida por uma autoridade dentro do contexto de um documento ou processo. É um termo utilizado para descrever uma ação dentro do fluxo documental, mas não é um local ou setor.</li>
<li>B) Arquivo: Errado. O termo 'arquivo' pode se referir tanto ao conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade, como ao espaço físico ou à instituição que guarda tais documentos. Não desempenha diretamente as funções de recebimento, registro e distribuição como um setor de protocolo.</li>
<li>C) Protocolo: Correto. Protocolo é o setor dentro de uma organização encarregado de receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação dos documentos. É aqui que os documentos são inicialmente recebidos, registrados em sistema, e sua movimentação é monitorada até a conclusão de seu ciclo ou transferência para arquivo permanente.</li>
<li>D) Apensação: Errado. Apensação é um termo processual que indica a união temporária de documentos ou processos para referência ou tramitação conjunta. Não descreve um setor ou função específica de gestão documental.</li>
<li>E) Desapensação: Errado. Desapensação, por sua vez, é o processo de separação de documentos ou processos que foram anteriormente unidos por apensação. Assim como a apensação, não se refere a um setor de gestão de documentos.</li>
</ul>

Dentro das responsabilidades de um setor de protocolo estão as atividades como o recebimento dos documentos, o registro dos mesmos (atribuindo-lhes um número de protocolo e inserindo-os em um sistema de gestão documental), a distribuição para os setores ou pessoas apropriadas dentro da organização, e a manutenção de registros acerca de sua movimentação e status.

Compreender a função do protocolo é essencial para qualquer profissional que lide com documentos em organizações, seja no setor público ou privado, pois garante a eficiência e a segurança no fluxo de informação.

Gabarito: Letra C

O enunciado da questão apresenta uma descrição de funções que são tipicamente associadas ao serviço de protocolo dentro das instituições, que compreende o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Vamos então analisar cada uma das alternativas fornecidas para determinar qual delas preenche corretamente a lacuna.
 
Alternativa A - Rotina: Esta opção é incorreta pois "Rotina" se refere a um conjunto de procedimentos ou práticas regulares, o que não especifica diretamente um serviço ou setor específico dentro de uma instituição responsável pelos processos listados no enunciado.
 
Alternativa B - Protocolo: Esta é a alternativa correta. O protocolo, como serviço dentro das instituições, é exatamente o encarregado pelas tarefas de recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Protocolo não apenas gerencia o fluxo documental como também assegura a organização e preservação dos registros durante as fases iniciais de sua vida documental.
 
Alternativa C - Preservação: Esta alternativa é incorreta. A preservação diz respeito ao conjunto de estratégias e tratamentos para garantir a integridade física e o acesso aos documentos ao longo do tempo, mais associado às áreas de conservação do que ao serviço descrito no enunciado.
 
Alternativa D - Organização: Também incorreta, pois embora envolva a arrumação e sistematização dos documentos, a "Organização" por si só não engloba todas as funções específicas mencionadas no enunciado, tais como o recebimento e registro de documentos, que são atribuições particularmente detalhadas para o serviço de protocolo.
 
De acordo com a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, é clara a necessidade de organização e manutenção de arquivos, que ocorre a partir de sistemas de gestão arquivística de documentos que incluem, como uma parte fundamental, o protocolo para o processamento inicial dos documentos. Ao entender o papel e as funções do protocolo, os candidatos podem melhor apreciar a sua importância fundamental na administração de documentos e nos fluxos de trabalho de uma instituição.
 
Gabarito: Letra B

A questão apresentada aborda o conceito de protocolo na área de Arquivologia, explorando seus diferentes significados e funções dentro da gestão documental. Vamos analisar cada uma das afirmativas em relação ao conceito de protocolo e fundamentar cada resposta com base nos conhecimentos específicos da área.

O termo protocolo, no contexto arquivístico, reflete um conjunto de atividades relacionadas ao tratamento de documentos desde o seu recebimento até a sua expedição ou arquivamento. Este conceito está bem estabelecido em diversos manuais e glossários de arquivologia.

1. A primeira afirmativa descreve o protocolo como o setor encarregado de receber, registrar e movimentar documentos em curso. Esta afirmação é verdadeira e se alinha com o entendimento comum do termo nas práticas arquivísticas, onde o protocolo é, de fato, um setor ou serviço que desempenha essas funções essenciais para a administração documental.

2. A segunda afirmativa indica que protocolo é também o comprovante da recepção de documentos, identificado por um número registrado no documento. Essa também é uma descrição verdadeira, pois em muitos sistemas de gestão de documentos, o registro inicial de um documento no setor de protocolo inclui a atribuição de um número de protocolo, que serve como um comprovante para futuras referências e trâmites.

3. A terceira afirmativa sugere que protocolo compreende o conjunto de operações técnicas que controla a tramitação e o arquivamento de documentos, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Esta descrição é imprecisa para o termo protocolo e mais corretamente descreve a gestão de documentos. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) define gestão de documentos como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente:

<blockquote>
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
</blockquote>

Portanto, a terceira afirmativa é falsa, não descrevendo adequadamente o conceito de protocolo, mas sim de gestão de documentos.

Gabarito: Letra D

 analisar o perfil dos usuários do arquivo.

 reduzir a massa documental ao essencial.

 controlar os documentos que tramitam no órgão.

A) Isso é função dos estudos de usuários de uma instituição. Errado. B) Avaliar e selecionar documentos é objeto da função de avaliação. Errado. C) O objetivo da gestão documental é tratar a informação com um dos objetivos de reverter a massa documental, reconhecendo cada documento após tratamento de classificação. Errado. D) A avaliação que é a função responsável por determinar os prazos de guarda dos documentos e destinação. Errado. E) O protocolo assegura que os documentos públicos cumpram as finalidades administrativas e legais para as quais foram produzidos. As atividades de protocolo são formadas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade e que asseguram sua localização, recuperação, controle e acesso.&nbsp;O protocolo é imprescindível para qualquer órgão público!&nbsp;Certo. Resposta: E.

Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos