O papel do protocolo em qualquer instituição é fundamental para a gestão documental eficiente. As atividades típicas de um protocolo incluem o recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos, entre outras funções que visam a organização, a segurança e a eficiência na manipulação de informações. Estas etapas asseguram que todo documento recebido seja corretamente manipulado, categorizado, e que possua uma trajetória rastreável dentro e fora da organização. 
Os pontos importantes listados no enunciado da questão são precisos ao determinar as ações que são atribuições comuns do protocolo. Vamos analisar cada item: 
<ul>
<li>I. O recebimento: Refere-se ao ato inicial de aceitar o documento na instituição, seja ele em formato físico ou eletrônico.</li>
<li>II. A classificação: Essencial para a organização documental, a classificação se dá pelo conteúdo do documento, facilitando a sua recuperação e gestão.</li>
<li>III. O registro: O ato de registrar o documento em um sistema de gerenciamento, garantindo sua rastreabilidade.</li>
<li>IV. A distribuição: Refere-se ao encaminhamento do documento para os setores ou pessoal relevante dentro da organização.</li>
<li>VI. O controle da tramitação: Inclui o monitoramento do document ao longo do seu ciclo de vida na instituição, garantindo que siga os processos adequados e em tempo hábil.</li>
<li>VII. A expedição: O processo de encaminhar documentos para fora da instituição, finalizando a sua tramitação interna.</li>
<li>IX. A autuação de documentos avulsos para formação de processos: Processo de transformar documentos avulsos em um processo, quando se fizer necessário, para tramitação conjunta.</li>
</ul>
 
A opção V (A compra de insumos) e VIII (A comunicação em rede) que aparecem nas alternativas apresentadas não são usualmente atribuições do setor de protocolo diretamente ligadas às suas funções principais, estas estão mais ligadas ao aspecto administrativo geral ou à TI da instituição, respectivamente. 
Portanto, avaliando as alternativas apresentadas e identificando quais ações são características do protocolo conforme definido na teoria arquivística e na prática organizacional, a alternativa D) I, II, III, IV, VI, VII e IX é a que corretamente identifica as ações relacionadas ao protocolo ao excluir os itens não pertinentes ao núcleo funcional deste setor. 
Gabarito: Letra D

Depois da expedição, é arquivada uma cópia do documento, acompanhada dos antecedentes, a fim de que se tenha o registro o que foi enviado. Resposta: E.

Depois da expedição, é arquivada uma cópia do documento, acompanhada dos antecedentes, a fim de que se tenha o registro o que foi enviado. Resposta: Certo.

Após expedição, cópias de documentos devem ser arquivadas.


Com relação a procedimentos administrativos, julgue o item que se segue.


Isso mesmo! Só não serão abertos e analisados os documentos particulares e sigilosos. Resposta: Certo.

No protocolo, documentos de natureza ostensiva devem ser abertos e analisados.


A tramitação fica a cargo do arquivo CORRENTE! Resposta: Errado.

Embora a distribuição de documentos seja feita pelo protocolo, sua tramitação fica a cargo do arquivo intermediário.


Julgue o seguinte item, acerca da gestão de documentos.


Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos